Werkt automatisering samen met mijn huidige programma's?

Je weet nu welke klus zich leent voor automatisering en wat het circa kost. Dan komt de vraag die ondernemers het vaakst tegenhoudt: werkt zoiets wel samen met de programma's die ik al jaren gebruik?

Bijna altijd wel. Is dat niet zo, dan hoef je je boekhouding heus niet overboord te gooien. Dit deel laat zien hoe je het zelf controleert, zonder dat je er verstand van hoeft te hebben.

Wat is een koppeling eigenlijk?

Een koppeling is een deurtje in een programma waardoor andere software naar binnen mag. Niet om erin rond te lopen, maar om iets op te halen of af te leveren.

Vergelijk het met de brievenbus van je bedrijf. De postbode hoeft je huis niet in, hij levert af bij de bus en jij haalt het eruit. Zo werkt het ook tussen programma's: het ene programma legt een nieuwe factuur in de bus, het andere haalt hem op.

De vakterm hiervoor is API. Je hoeft dat woord niet te onthouden, maar je komt het tegen op de websites van leveranciers, dus het helpt te weten dat het gewoon dat deurtje is.

Er bestaat ook een variant die de andere kant op werkt en die heet een webhook. Daarbij wacht je niet tot iemand langskomt kijken, maar tikt het programma zelf even op je schouder zodra er iets gebeurt. Handig als je wilt dat er meteen iets in gang wordt gezet, bijvoorbeeld zodra een klant een formulier invult.

Heeft mijn programma een koppeling?

Dat controleer je in vijf minuten, langs drie wegen.

• Kijk op de website van je leverancier. Zoek naar de woorden koppelingen, integraties of API, meestal onderaan de pagina of in het menu. Staat er een pagina met tientallen logo's van andere programma's, dan zit je goed.
• Zoek in de kennisbank van het pakket. Type API in de zoekbalk van hun helppagina's. Krijg je uitleg voor ontwikkelaars terug, dan is het deurtje er.
• Stuur één mail naar de klantenservice. Vraag of hun product een API of webhooks heeft en of daar extra kosten aan verbonden zijn. Een serieuze leverancier antwoordt daar binnen een dag op.

Twee voorbeelden van hoe dat er in de praktijk uitziet. Moneybird stelt zijn koppeling beschikbaar aan elke gebruiker zonder extra kosten, met openbare documentatie op developer.moneybird.com. Ook e-Boekhouden.nl heeft een API en biedt koppelingen voor onder meer je bank, webshop, kassasysteem en salarispakket.

Dat zijn geen aanbevelingen van mij, het zijn illustraties. Kijk vooral wat jouw eigen pakket biedt.

Wat als mijn programma geen koppeling heeft?

Dan is er nog niets verloren. Er blijven drie routes over, van eenvoudig naar ingrijpend.

• Werken met bestanden. Bijna elk pakket kan gegevens exporteren en importeren, meestal als CSV-bestand. Dat is een simpel tekstbestand met kolommen, precies wat een automatisering kan lezen en schrijven. Minder elegant dan een koppeling, want het gaat per batch en niet meteen, maar het werkt.
• E-mail als tussenstap. Stuurt je programma een bevestiging per mail, dan kan een automatisering die mail uitlezen en de gegevens eruit halen. Dit is een omweg die je alleen gebruikt als de eerste route niet kan, want een mail is minder betrouwbaar dan een koppeling.
• Overstappen. Soms is het eerlijke antwoord dat je pakket uit de tijd is en dat verhuizen goedkoper uitpakt dan eromheen bouwen. Dat is een beslissing die jij neemt, niet ik, en zeker niet zolang je er verder prima mee werkt.

Er is nog een vierde uitkomst en die noem ik voor de volledigheid: soms is een klus het gewoon niet waard om eromheen te bouwen. Kost het bouwen van een omweg meer dan de klus je per jaar kost, dan slaan we die over en pakken we een andere.

Wat verwacht de wet van je administratie?

Zodra software jouw facturen en klantgegevens aanraakt, komen er twee regels om de hoek kijken. Allebei goed te doen, mits je ze kent.

Je administratie bewaar je zeven jaar. Dat is de bewaarplicht van de Belastingdienst. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Die termijn staat los van je software, dus een automatisering mag facturen wel verplaatsen of kopiëren, maar niet zomaar opruimen. De regels staan op de pagina hoelang moet u gegevens bewaren van de Belastingdienst.

Voor elke partij die persoonsgegevens voor jou verwerkt, heb je een verwerkersovereenkomst nodig. Dat staat in artikel 28 lid 3 van de AVG en de Autoriteit Persoonsgegevens legt op zijn site uit wat erin hoort. Loopt jouw automatisering dus via een dienst van iemand anders, dan hoort daar zo'n overeenkomst bij. In de praktijk stelt de leverancier die op en zet jij een handtekening.

Dat klinkt zwaarder dan het is. De meeste zakelijke aanbieders hebben zo'n overeenkomst kant en klaar liggen. Vraag ernaar en bewaar hem bij je administratie, dan ben je klaar.

Waar let je op als je toch een nieuw pakket kiest?

Sta je op het punt over te stappen, kijk dan verder dan de prijs en het uiterlijk.

Controleer of het pakket een koppeling heeft en of die in je abonnement zit. Sommige leveranciers rekenen een toeslag voor toegang tot de API, en dan verandert je rekensom uit deel 2.

Controleer daarnaast of je al je eigen gegevens er compleet uit krijgt. Kun je klanten, facturen en boekingen exporteren, dan zit je nooit vast. Kan dat niet, dan is de volgende overstap veel duurder dan deze.

Houd er tot slot rekening mee dat Europa werkt aan verplichte elektronische facturen tussen bedrijven, als onderdeel van het pakket btw in het digitale tijdperk. De invoering in Nederland loopt nog en de exacte datum staat niet vast, zoals blijkt uit de stukken die het kabinet hierover naar de Tweede Kamer stuurde. Het is geen reden tot haast, wel een reden om te kiezen voor een leverancier die koppelingen serieus neemt.

Wil je weten of jouw programma's zich laten koppelen, kijk dan bij automatisering. Stuur me de namen van de pakketten die je gebruikt, dan zoek ik het na en hoor je waar je aan toe bent.

In deel 4 sluiten we de reeks af met de vraag wanneer je vaste regels nodig hebt en wanneer echt AI.