Wat kost automatisering en wanneer is het terugverdiend?

Wat kost automatisering voor een klein bedrijf? Dat is de vraag die na deel 1 meteen opkomt. Je weet inmiddels welke klus zich ervoor leent, maar die klus wegautomatiseren is alleen slim als het meer oplevert dan het kost.

Dit deel geeft je de rekensom. Aan het eind weet je of het in jouw geval uit kan, ook als het antwoord nee blijkt te zijn.

Waaruit bestaan de kosten?

Elke automatisering is maatwerk, dus wat jij betaalt hangt af van wat je nodig hebt. De opbouw is wel altijd hetzelfde: eenmalig het bouwen, daarna een maandbedrag voor beheer en onderhoud. Bij mij beginnen die bedragen hier.

Let op het woord vanaf. Dit zijn beginbedragen, geen prijskaartje. Het uiteindelijke bedrag bepaal ik samen met jou, op basis van wat je nodig hebt, en dat hoor je vooraf en niet achteraf.

Voor het maandbedrag krijg je een automatisering op maat die om jouw manier van werken heen is gebouwd. Ik beheer hem volledig, onderhoud hem en zorg dat alles netjes blijft draaien, zodat jij er geen omkijken naar hebt.

De minimale looptijd is 6 maanden en daarna is het maandelijks opzegbaar. De actuele bedragen en de volledige uitleg staan op de pagina automatisering.

Waarom een maandbedrag en niet één keer betalen?

Omdat een automatisering geen kast is die je neerzet en vergeet. Ze hangt aan andere software vast en die software verandert.

Je boekhoudpakket brengt een nieuwe versie uit. Je website krijgt een ander contactformulier. Een leverancier past zijn koppeling aan. Gebeurt dat en let er niemand op, dan valt de automatisering stil op precies het moment dat je hem nodig hebt.

Daarom zit beheer en onderhoud in het maandbedrag. Ik houd de automatisering draaiende en pas hem aan waar nodig, zodat jij er geen omkijken naar hebt. Wie zonder onderhoud werkt, betaalt het uiteindelijk alsnog, alleen dan in verloren tijd en op een slecht moment.

Hoe reken je je terugverdientijd uit?

In vijf stappen. Pak er een rekenmachine bij en vul je eigen getallen in.

• Stap 1: hoeveel uur win je terug per maand? Dat getal haal je uit de week die je in deel 1 hebt bijgehouden. Reken niet de hele klus mee, want jij blijft nakijken en versturen.
• Stap 2: welk deel daarvan factureer je echt? Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen. Een uur dat je terugwint is pas geld waard als je er betaald werk voor terugkrijgt. Zit je agenda niet vol, reken dan met de helft of minder.
• Stap 3: wat is je uurtarief? Neem het bedrag exclusief BTW dat je een klant rekent.
• Stap 4: vermenigvuldig stap 2 met stap 3. Dat is je opbrengst per maand.
• Stap 5: trek het maandbedrag eraf. Wat overblijft is je winst per maand. Deel de opstartkosten door dat getal en je weet na hoeveel maanden je quitte staat.

Rekenvoorbeeld: Peter de loodgieter

Peter bestaat niet en de bedragen hieronder zijn verzonnen. Ze staan er alleen om de som te laten zien, dus lees ze niet als een prijsopgave.

Peter wint met zijn geautomatiseerde offertes bijna zeventig uur per jaar terug, dus ruim vijf uur per maand. Zijn agenda zit redelijk vol maar niet helemaal, dus hij rekent voorzichtig met de helft. Zijn tarief is 75 euro per uur exclusief BTW en hij gaat uit van de laagste bedragen uit de tabel hierboven.

Alle bedragen in deze tabel zijn exclusief BTW. Na een jaar staat Peter achthonderd euro in de plus. Netjes, maar geen bedrag waar je je bedrijf op bouwt, en dat is precies waarom de volgende alinea belangrijker is dan deze.

Waarom die rekensom maar de helft van het verhaal is

Kijk nog eens naar Peter. Zijn grootste winst zit niet in die vijf uur.

Voor de automatisering stuurde hij zijn offertes 's avonds of in het weekend, dus een aanvraag van dinsdag lag er soms pas zaterdag. Nu gaat de offerte dezelfde dag de deur uit. Wie het eerst reageert, wint vaak de opdracht, zeker bij een lekkage of een kapotte ketel.

Wint Peter daardoor twee klussen per jaar extra van vierhonderd euro, dan is dat achthonderd euro die nergens in de tabel hierboven staat. Daarmee verdubbelt zijn resultaat over datzelfde jaar.

Dat effect is lastiger vooraf hard te maken dan uren, en daarom laat ik het bewust buiten de sombere rekensom. Reken erop dat het meevalt, niet dat het tegenvalt.

Wanneer kan het niet uit?

Er zijn drie situaties waarin ik je afraad om te beginnen.

• Je opbrengst uit stap 4 komt niet boven het maandbedrag uit. Dan betaal je maandelijks toe en komen de opstartkosten er nooit uit. Kom je er net boven, zoals Peter, dan moet er iets bij komen dat niet in uren te vangen is. Sneller reageren en daardoor meer opdrachten winnen bijvoorbeeld. Zie je dat niet gebeuren, begin er dan niet aan.
• Je kunt de vrijgekomen tijd niet verkopen. Heb je een halflege agenda, dan levert tijdwinst je rust op maar geen omzet. Rust is wat waard, alleen niet in euro's. Wees daar eerlijk over voordat je begint.
• Je proces verandert nog elke maand. Dan bouw je iets wat een half jaar later niet meer klopt. Laat het eerst uitkristalliseren, zoals in deel 1 staat.

Zit je in een van deze drie, dan zeg ik dat gewoon. Een automatisering verkopen die zichzelf niet terugverdient levert mij één opdracht op en jou een teleurstelling.

Telt de ergernis ook mee?

Ja, en niet zo'n klein beetje. Uit onderzoek van KVK onder 650 ondernemers, gepubliceerd op 20 november 2025, blijkt dat de helft van de ondernemers belastingwetgeving en administratie noemt als bron van regeldruk. Van de mkb'ers ervaart 52 procent veel regeldruk, bij zzp'ers is dat 28 procent.

Dat is geen bedrag dat je op een factuur zet, maar het is wel de reden dat ondernemers 's avonds nog achter hun laptop zitten. Weegt dat voor jou zwaar, tel het dan mee in je afweging. Zet het alleen niet in de plaats van de rekensom, want een slecht renderende automatisering wordt niet beter omdat het werk vervelend was.

Wil je die som samen doorlopen voor jouw situatie, kijk dan bij automatisering. Je krijgt een eerlijk antwoord, ook als dat antwoord is dat je beter kunt wachten.

In deel 3 kijken we of automatisering samenwerkt met de programma's die je nu al gebruikt.