Werkprocessen automatiseren: waar begin je?

Werkprocessen automatiseren klinkt als iets voor bedrijven met een eigen IT-afdeling. In de praktijk levert het juist bij kleine bedrijven het meeste op, want jij doet die terugkerende klusjes allemaal zelf. Elk uur dat je kwijt bent aan overtypen, natrekken en heen en weer mailen is een uur dat niet naar je klanten gaat.

Dit is het eerste deel van een reeks van vier. Hier leer je herkennen welk werk zich leent voor automatisering en welk werk niet. In de delen daarna reken je uit wat het oplevert, kijk je of het samenwerkt met de programma's die je al gebruikt, en zie je wanneer je een AI-agent nodig hebt.

Wat betekent automatiseren eigenlijk?

Automatiseren betekent dat software een stap overneemt die jij nu met de hand zet. Meer is het niet. Er komt geen robot aan te pas en meestal ook geen nieuw programma waarin je moet leren werken.

Neem een aanvraag via je website. Nu lees je de mail, typ je de gegevens over in je offerteprogramma, zoek je de juiste tarieven erbij en verstuur je het geheel. Geautomatiseerd gaat dat zo: de aanvraag staat binnen een minuut als concept klaar, met de tarieven er al in. Jij leest hem na en drukt op versturen. De controle blijft bij jou, het overtypen verdwijnt.

Let op het verschil met AI. Automatisering volgt regels die jij vooraf bepaalt, dus de uitkomst is elke keer hetzelfde. AI maakt een inschatting en kan er daardoor naast zitten. Voor administratief werk wil je bijna altijd het eerste. Waar precies de grens ligt, lees je in deel 4.

Hoe herken je een klus die zich leent voor automatisering?

Er zijn drie kenmerken. Voldoet een klus aan alle drie, dan is de winst zo goed als zeker.

• De klus herhaalt zich. Je doet hem minstens een paar keer per week, of elke maand op een vast moment. Iets wat twee keer per jaar langskomt, verdien je nooit terug.
• De stappen liggen vast. Je kunt aan een ander uitleggen hoe het moet zonder ergens "dat hangt ervan af" te zeggen. Kun je het opschrijven als een recept, dan kan software het ook.
• De gegevens staan al digitaal. In een webformulier, je mailbox, je agenda of je boekhouding. Moet je eerst een briefje van papier overtypen, dan begint de winst pas daarna.

Klopt er maar twee van de drie, dan is automatisering vaak nog steeds mogelijk, maar wordt het maatwerk en duurt het bouwen langer. Klopt er één, laat die klus dan voorlopig met rust.

Welke klussen herhaalt bijna elk bedrijf?

Hieronder staan zeven klussen die in vrijwel elk klein bedrijf terugkomen. De uren erbij zijn mijn eigen schatting, geen onderzoekscijfer, en gaan uit van een eenmanszaak die circa honderd offertes en tweehonderd facturen per jaar verstuurt. Gebruik ze om een gevoel te krijgen voor de orde van grootte en reken daarna met je eigen aantallen.

Alles bij elkaar kom je uit tussen de honderd en tweehonderd uur per jaar. Daarvan win je circa negentig procent terug, want wat overblijft is de korte controle voordat er iets de deur uit gaat. Dat scheelt ruim twee werkweken tot ruim een maand.

Reken deze getallen wel na met je eigen aantallen. Verstuur je veertig offertes per jaar in plaats van honderd, dan valt de winst een stuk lager uit. Verstuur je er driehonderd, dan zit je er ruim boven.

Bij die herinnering helpt het te weten wat de wet zegt. Spreek je met een zakelijke klant niets af over betalen, dan geldt een termijn van 30 dagen. Onderling mogen bedrijven maximaal 60 dagen afspreken, en grote bedrijven moeten hun leveranciers uit het mkb binnen 30 dagen betalen. Die termijnen staan op Ondernemersplein van de overheid. Een automatisering die op dag veertien en dag dertig een nette mail stuurt, blijft dus keurig binnen de lijnen.

Rekenvoorbeeld: Peter de loodgieter

Peter bestaat niet en zijn cijfers zijn verzonnen. Ze staan er om te laten zien hoe je zelf rekent, niet om te beloven wat jij zult besparen.

Peter krijgt acht aanvragen per week via zijn website. Elke aanvraag typt hij over, zoekt hij de juiste prijzen bij en verstuurt hij met de hand. Twaalf minuten per stuk, dus ruim anderhalf uur per week. Na de automatisering staat de offerte compleet klaar en hoeft hij hem alleen nog na te lezen en te versturen, wat hem een minuut kost. Over een werkjaar van 46 weken scheelt dat hem bijna zeventig uur. Belangrijker nog voor Peter: zijn klanten krijgen de offerte dezelfde dag in plaats van na het weekend, en daardoor wint hij vaker de klus.

Wat kun je beter niet automatiseren?

Niet alles hoeft weg. Er zijn vier soorten werk waarbij je met de hand beter af bent.

• Klussen die je een paar keer per jaar doet. De bouwtijd verdien je dan simpelweg niet terug. Zet zo'n klus liever in een korte handleiding voor jezelf, dan kost hij ook minder denkwerk.
• Werk waar een oordeel bij komt kijken. Een prijs bepalen voor een ongewone opdracht, of beslissen of je een aanvraag aanneemt. Software kan het voorwerk doen, de knoop doorhakken blijft aan jou.
• Processen die nog elke maand veranderen. Automatiseer je iets wat nog niet is uitgekristalliseerd, dan bouw je het drie keer. Leg het eerst een maand of twee vast zoals het echt gaat.
• Het eerste gesprek met een nieuwe klant. Een persoonlijk antwoord op een lastige vraag is precies waarmee kleine bedrijven het winnen van grote. Automatiseer de administratie eromheen en laat het gesprek zelf met rust.

Waar begin je in jouw bedrijf?

Houd een week lang bij welk werk je meer dan drie keer herhaalt en hoeveel minuten het kost. Een kladblok naast je toetsenbord is genoeg, je hoeft er geen programma voor te installeren.

Aan het eind van die week heb je een lijstje. Kies daaruit niet de ingewikkeldste klus maar die met de meeste herhalingen en de eenvoudigste stappen. In negen van de tien gevallen is dat de offerte, de factuur of het inplannen van een afspraak.

Pak er één tegelijk. Draait die een maand naar tevredenheid, dan ga je door naar de volgende. Ondernemers die alles in één keer willen aanpakken, haken meestal af voordat er ook maar iets werkt.

Wil je weten welke klus in jouw bedrijf het meeste oplevert, kijk dan bij automatisering. Ik loop je week met je door en je hoort concreet wat er te winnen valt, ook wanneer dat weinig blijkt te zijn.

In deel 2 reken je uit wat een automatisering kost en na hoeveel maanden je hem hebt terugverdiend.