Gebruik je ChatGPT zakelijk? Dit leg je vast

De vorige delen gingen over wat de wet van je vraagt. Dit deel is het praktische stuk: je zet die afspraken op papier. In deel 3 zag je dat je moet kunnen laten zien dat je erover hebt nagedacht. Dit is dat bewijsstuk.

Het goede nieuws: het is één pagina en je bent er een halfuur mee bezig. Hieronder staat een tekst die je kunt overnemen.

Waarom zet je dit op papier?

Niet omdat de wet een beleidsdocument eist, want dat doet hij niet voor kleine bedrijven. Wel om drie andere redenen.

De eerste is je bewijs. Komt er ooit een klacht of een vraag van een toezichthouder, dan is dit het stuk waarmee je laat zien dat je bewust bezig bent.

De tweede is je personeel. Zonder afspraak verzint iedereen zijn eigen regels. De één plakt een compleet klantdossier in een chatvenster om er een samenvatting van te krijgen, de ander durft niets. Beide kosten je geld.

De derde is de belangrijkste en heeft niets met de AI-verordening te maken: je klantgegevens. Plak je persoonsgegevens in een gratis AI-tool, dan verlaten die je bedrijf. Dat is een privacykwestie onder de AVG, en die regels bestonden al lang voordat AI populair werd.

Welke drie afspraken doen er echt toe?

Houd het klein. Drie punten dekken negentig procent af.

• Waarvoor gebruiken we het wel en niet. Wees concreet. Wel: teksten opzetten, samenvatten, brainstormen, code controleren. Niet: definitieve klantcommunicatie zonder controle, juridische adviezen, medische of financiële beoordelingen.
• Wat gaat er nooit in. Zie de lijst hieronder. Dit is de regel die het meeste risico wegneemt.
• Wie controleert wat. Spreek af dat alles met een bedrag, een naam of een belofte erin door een mens wordt nagelopen voordat het weggaat. Zet erbij wie dat is.

Wat mag nooit in een AI-tool?

Deze gegevens houd je buiten elk chatvenster, tenzij je een zakelijk abonnement hebt waarbij de leverancier schriftelijk toezegt dat er niets wordt bewaard of gebruikt om te trainen.

• Namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van klanten
• Complete klantdossiers, offertes of contracten met gegevens erin
• Personeelsgegevens, ziekmeldingen, beoordelingen en salarissen
• Inloggegevens, wachtwoorden en sleutels van systemen
• Medische, financiële of juridische informatie over personen
• Alles wat onder een geheimhoudingsverklaring valt

Moet je toch iets laten samenvatten dat gevoelig is, haal er dan eerst de namen en herleidbare details uit. Een offerte voor "een klant in de bouw, ongeveer 40 medewerkers" levert net zo'n goed resultaat op als een offerte met de bedrijfsnaam erin.

Maakt het uit of je de gratis of de betaalde versie gebruikt?

Ja, en dit verschil is groter dan de meeste ondernemers denken.

Bij gratis versies van AI-diensten mag de aanbieder je invoer meestal gebruiken om zijn eigen systeem te verbeteren. Alles wat jij in dat venster typt kan dus ergens terechtkomen waar jij geen zicht op hebt. Bij zakelijke abonnementen is dat doorgaans uitgesloten en staat er zwart op wit dat er niet met jouw gegevens wordt getraind.

Ga daarom voor elke tool die je bedrijfsmatig gebruikt na wat er in de voorwaarden staat over twee dingen: of je invoer gebruikt wordt om het model te trainen, en hoe lang gesprekken bewaard blijven. Dat is vijf minuten werk per dienst.

Verwerk je persoonsgegevens via zo'n dienst, dan komt daar nog iets bij. Onder de privacywetgeving heb je dan een verwerkersovereenkomst nodig met die aanbieder. Dat is een aparte afspraak waarin staat wat er met de gegevens mag gebeuren. Grote aanbieders hebben zo'n overeenkomst standaard klaarliggen bij hun zakelijke abonnementen, bij gratis accounts krijg je hem niet.

De kortste weg: gebruik je AI voor werk waar klantgegevens bij komen kijken, neem dan een zakelijk abonnement. De paar tientjes per maand kopen je een probleem uit dat je anders niet kunt oplossen.

Voorbeeldtekst die je kunt overnemen

Neem dit over, vul je eigen namen in en pas aan waar nodig.

AI-afspraken bij [bedrijfsnaam], versie [datum]

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen om ons werk sneller en beter te doen. Elke uitkomst blijft ons eigen werk en onze eigen verantwoordelijkheid.

Wij gebruiken AI voor: het opzetten van teksten, samenvatten van documenten, meedenken over ideeën en het controleren van ons eigen werk.

Wij gebruiken AI niet voor: het definitief opstellen van klantcommunicatie zonder controle, het nemen van beslissingen over mensen, en het beoordelen van sollicitanten.

Wij voeren nooit persoonsgegevens, klantdossiers, inloggegevens of vertrouwelijke informatie in bij een AI-tool.

Alles wat naar buiten gaat wordt gecontroleerd door [naam of rol]. Bij twijfel over de juistheid van een uitkomst zoeken we het na bij de bron.

Wie AI gebruikt bij [bedrijfsnaam] heeft uitleg gehad over wat de techniek doet en waar ze fouten maakt. Nieuwe medewerkers krijgen die uitleg bij hun start.

Bij vragen over deze afspraken: [naam en contact].

Vertel je klanten dat je AI gebruikt?

Niet altijd verplicht, maar bijna altijd verstandig. Verplicht wordt het zodra je klanten rechtstreeks met AI laat praten of wanneer je content publiceert die AI volledig heeft gemaakt. Dat is de transparantieplicht uit deel 1.

Los van de wet: openheid werkt in je voordeel. Wie zelf vertelt dat AI meehelpt en dat een mens alles nakijkt, komt betrouwbaar over. Wie het verzwijgt en betrapt wordt, verliest in één keer het vertrouwen dat hij jaren opbouwde.

Op mijn eigen site staat daarom een pagina over hoe ik AI gebruik. Dat kostte een uur en het levert vaker een gesprek op dan dat het vragen oproept.

De drie fouten die ik het vaakst zie

Een AI-beleid mislukt zelden omdat het slecht geschreven is. Het mislukt op deze drie punten.

Het is te lang. Iemand vindt online een sjabloon van veertien kantjes, past het aan en zet het in een map. Daar blijft het liggen, ongelezen, dus houdt ook niemand zich eraan. Eén pagina die het hele team kent werkt beter dan veertien die niemand opent.

Het verbiedt alles. Uit voorzichtigheid schrijft een ondernemer op dat AI eigenlijk niet gebruikt mag worden. Het gevolg is voorspelbaar: mensen gebruiken het toch, maar vertellen het niet meer. Je bent dan slechter af dan zonder beleid, want nu heb je geen zicht meer op wat er gebeurt.

Het staat los van de praktijk. Er staat dat alles wordt gecontroleerd, terwijl er geen tijd voor is ingeruimd en niemand weet wie het doet. Zet er dus een naam bij en houd de regel klein genoeg om vol te houden.

Schrijf het beleid daarom vanuit wat je team al doet, niet vanuit wat je wilt dat ze doen. Begin met de vraag welke tools ze openen op een gewone dinsdag, en bouw de afspraken daaromheen.

Hoe houd je het levend?

Het grootste risico van zo'n pagina is dat hij in een la verdwijnt. Drie gewoontes voorkomen dat.

Zet er een datum op en kijk er twee keer per jaar naar. Komt er een nieuwe tool bij, voeg hem toe. Begint er iemand nieuw, loop de pagina samen door in het eerste uur.

Dat is meteen je bewijs voor de kennisplicht uit deel 3. Twee vliegen in één klap.

In het laatste deel kijken we naar wat er gebeurt als je dit allemaal laat liggen, en hoe reëel dat risico is voor een klein bedrijf.